Automatisieren von Excel-Aufgaben mit Power Automate
In unserem letzten Beitrag haben wir uns angesehen, wie Office Scripts helfen können, einige alltägliche Aufgaben in Excel Online zu automatisieren.
Diesmal gehen wir noch einen Schritt weiter und verwenden Power Automate – ein praktisches Tool von Microsoft, das Ihre Lieblingsanwendungen (wie Excel, Outlook, Teams und mehr) verbindet und Ihnen hilft, einfache Automatisierungen zu erstellen… ohne eine einzige Zeile komplizierten Codes zu schreiben.
Was ist Power Automate eigentlich?
Stellen Sie sich das Programm wie einen persönlichen Assistenten für Ihre Anwendungen vor. Sie können es so einrichten, dass es Dinge automatisch ausführt – wie das Senden von E-Mails oder das Kopieren von Dateien -, damit Sie dies nicht jedes Mal manuell tun müssen.
Die folgenden Arten von Automatisierungen (sogenannte „Flows“) können Sie vornehmen:
- Automatische Abläufe – Sie werden von selbst ausgeführt, wenn etwas passiert (z. B. wenn eine Datei in OneDrive hinzugefügt wird).
- Sofortige Abläufe – Sie führen sie selbst aus, indem Sie auf eine Schaltfläche klicken.
- Geplante Abläufe – Sie werden zu bestimmten Zeiten ausgeführt (z. B. um 9 Uhr morgens).
- Desktop-Abläufe – Für die Automatisierung von Vorgängen auf Ihrem Computer.
Was Sie mit PowerAutomate tun können:
Anhand von drei konkreten Beispielen erklären wir Ihnen was Sie mit PowerAutomate machen können:
1. Automatisierte Genehmigungsprozesse (Urlaub, Rechnungen, Anträge)
Problem: Genehmigungen per E-Mail oder Papier dauern oft lange und sind unübersichtlich.
Power Automate Flow:
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Wenn ein Mitarbeiter ein Formular ausfüllt (z. B. Microsoft Forms oder SharePoint-Formular), wird automatisch ein Genehmigungsprozess gestartet.
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Der Vorgesetzte erhält eine adaptive Karte in Microsoft Teams oder eine E-Mail mit Schaltflächen („Genehmigen“ / „Ablehnen“).
-
Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung über das Ergebnis.
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Daten werden in einer SharePoint-Liste oder Excel-Datei protokolliert.
Nutzen: Zeitersparnis, Transparenz, Vermeidung von Fehlern.
2. Automatisierte Dateiablage & Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
Problem: Manuelles Ablegen von Dokumenten in Ordnern kostet Zeit, und neue Dateien werden oft übersehen.
Power Automate Flow:
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Wenn eine Datei in einem bestimmten OneDrive-/SharePoint-Ordner gespeichert wird (z. B. durch Scannen oder E-Mail-Anhang), wird sie automatisch umbenannt, verschoben und in die passende Ordnerstruktur abgelegt.
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Optional: Eine Benachrichtigung per E-Mail oder Microsoft Teams wird an relevante Mitarbeitende gesendet.
Nutzen: Strukturierte Ablage, weniger manuelle Arbeit, schnellere Reaktion.
3. Automatisches Versenden von Erinnerungen für fällige Aufgaben oder Verträge
Problem: Teams vergessen wichtige Fristen, weil keine automatische Erinnerung besteht.
Power Automate Flow:
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Täglich prüft ein Flow eine SharePoint-Liste oder Excel-Datei mit Aufgaben oder Verträgen auf anstehende Fälligkeiten.
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Wenn ein Eintrag in den nächsten 7 Tagen fällig ist, wird eine Erinnerung per E-Mail oder Teams-Nachricht gesendet.
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Nach Fälligkeit kann optional ein Eskalationsprozess gestartet werden.
Nutzen: Keine verpassten Fristen, bessere Nachverfolgung, erhöhte Verantwortung.
Versuchen wir es mal so: Versenden von Massen-E-Mails aus Excel
Ziel: So lösen Sie manuell einen Flow aus, der Daten aus einer Excel-Tabelle liest und mithilfe von Office Scripts und Power Automate personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger sendet
Was Sie brauchen:
- Eine Excel-Tabelle mit Namen, E-Mail-Adressen, Betreffzeilen und Nachrichten
- Ein einfaches Office-Skript zum Lesen und Zurückgeben dieser Daten. Sie können Ihr eigenes Skript erstellen oder das im Bild gezeigte Beispiel verwenden.
Speichern Sie das Skript und nennen Sie es „ManualEmail“.
Was das Skript tut:
- Öffnet die Excel-Datei.
- Liest die Daten aus der Tabelle und erstellt eine Liste mit E-Mail-Details.
- Sendet diese Liste an Power Automate, damit sie im Ablauf verwendet werden kann.
function main(workbook: ExcelScript.Workbook): {
firstName: string,
lastName: string,
email: string,
subject: string,
message: string
}[] {
let sheet = workbook.getActiveWorksheet();
let table = sheet.getTable("EmailTable");
let rows = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal().getValues();
let emailData = rows.map(row => ({
firstName: row[0] as string,
lastName: row[1] as string,
email: row[2] as string,
subject: row[3] as string,
message: row[4] as string
}));
return emailData;
}
Ein Power Automate-Flow liest diese Ausgabe und versendet E-Mails. Gehen Sie dazu zu make.powerautomate.com oder klicken Sie im Reiter „Automatisieren“ auf die Schaltfläche „Arbeit automatisieren“. Anschließend öffnet sich rechts der Reiter „Automatisieren“ mit einigen Vorlagen. Wenn Sie Ihre Vorlagen anpassen möchten, scrollen Sie nach unten und suchen Sie nach „Alle Vorlagen anzeigen“.
Einrichten von Power Automate: Schritt für Schritt
Schritt 1: Navigieren Sie links im Fenster zum Reiter „Erstellen“. Klicken Sie anschließend auf „Instant Cloud Flow“.
Schritt 2: Benennen Sie die Datei „SendEmail“ und wählen Sie „Flow manuell auslösen“.
Schritt 3: Sie werden zur Bearbeitungsoberfläche „Neuer Flow“ weitergeleitet. Oben in der Mitte wird eine Karte mit dem Titel „Flow manuell auslösen“ angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um eine neue Flow-Karte hinzuzufügen.
Schritt 4: Suchen Sie nach „Skript ausführen“ und holen Sie sich das erste „Skript ausführen“, das Sie im Abschnitt „Excel Online (Business)“ sehen.
Schritt 5: Klicken Sie im Feld auf die Karte „Skript ausführen“. In der linken Ecke erscheint ein Fenster mit dem Speicherort der Excel-Datei, die Sie vor dem Flow erstellt haben. Speichern Sie unbedingt auch das in diesem Artikel bereitgestellte Skript.
Schritt 6: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „+“, um eine weitere Karte unter der Karte „Skript ausführen“ hinzuzufügen. Suchen Sie nach „E-Mail senden (V2)“ und fügen Sie es dem Flow hinzu.
Schritt 7: Klicken Sie auf die Karte „E-Mail senden (V2)“ und füllen Sie jedes Feld mit den im Bild gezeigten Tags aus. Klicken Sie dazu auf das Blitz- (oder FX-)Symbol ganz rechts in jedem Feld. (Hinweis: Sollten die Symbole nicht angezeigt werden, aktivieren Sie den „Erweiterten Modus“.)
Schritt 8: Sie werden feststellen, dass die Karte „E-Mail senden“ von einer Karte „Für jedes“ umgeben ist. Klicken Sie auf „Für jedes“ und fügen Sie den Tag „Body/Result“ hinzu.
Schritt 9: Speichern Sie den Flow und testen Sie ihn, indem Sie zu den Bedienfeldern oben im Bearbeitungsfeld navigieren.
Schritt 10: Kehren Sie nach dem Test zur Excel-Datei zurück, navigieren Sie zur Registerkarte „Automatisieren“ und klicken Sie im rechten Fenster auf „Arbeit automatisieren“. Ein Flow sollte Ihrer Arbeitsmappe hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „…“, um den Flow auszuführen!
So funktioniert der Prozess:
- Sie starten den Ablauf manuell.
- Das Skript wird ausgeführt und sammelt die E-Mail-Daten aus Excel.
- Der Ablauf durchläuft jedes Element in der Liste.
- Die Aktion E-Mail senden (V2) sendet die E-Mails nacheinander aus.
Wichtiger Tipp: Strukturieren Sie Ihre Daten klar. Power Automate benötigt saubere, typisierte Arrays, um korrekt zu funktionieren.
Office-Skripte und Power Automate: Vor- und Nachteile
Vorteile
- Cloud-Betrieb: Perfekt für Microsoft 365 und Excel Online
- Alles läuft im Browser, keine Installation erforderlich.
- Wiederverwendbare Skripte: Einmal schreiben, mehrfach verwenden
- Low-Code-freundlich: Ideal für Nicht-Entwickler
- App-übergreifende Verbindung: Verknüpfen Sie Excel mit Outlook, Teams, SharePoint und mehr
Nachteile
- Lernaufwand: Grundlegende Programmier- und Logikkenntnisse erforderlich
- Eingeschränkte Offline-Nutzung: Nicht für reine Desktop-Workflows geeignet
- Premium-Funktionen: Für einige Power Automate-Tools sind kostenpflichtige Pläne erforderlich
- Die Benutzeroberfläche kann verwirrend sein, insbesondere bei dynamischen Inhalten oder Schleifen
Abschließende Gedanken: Fangen Sie klein an und skalieren Sie, während Sie lernen
Wenn Sie Ihre Excel-Aufgaben vereinfachen und Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten möchten, sind Office Scripts und Power Automate eine gute Möglichkeit, damit zu beginnen. Mit diesen Tools können Sie sich wiederholende Schritte automatisieren – sei es das Senden von E-Mails, das Organisieren von Daten oder das Verbinden von Excel mit anderen Microsoft-Anwendungen – und das alles ohne komplizierte Programmierung.
Unser Tipp? Fangen Sie klein an. Versuchen Sie, eine einfache Aufgabe zu automatisieren, z. B. das Versenden einer Test-E-Mail oder das Bereinigen von Daten. Mit zunehmender Sicherheit können Sie dann zu größeren, leistungsfähigeren Automatisierungen übergehen, die noch mehr Zeit sparen.
Und wenn Sie Hilfe benötigen, um Ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung zu vereinfachen – sei es in Microsoft Excel, anderen Microsoft Office Anwendungen oder in Ihren täglichen Arbeitsabläufen – sind wir hier, um Sie zu unterstützen. Bei exact construct erstellen wir massgeschneiderte Excel-Tools, VBA-Lösungen und Automatisierungen, die genau auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
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