In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Weiterleitung wichtiger E-Mails von Ihrer geschäftlichen E-Mail an Ihr persönliches E-Mail-Konto mithilfe von Power Automate automatisieren können.
POWER AUTOMATE: Automatische Weiterleitung von E-Mails
Beschreibung:
In diesem Power Automate-Flow-Beispiel werden wichtige E-Mails von Ihrem Unternehmens-E-Mail-Konto automatisch an Ihr persönliches E-Mail-Konto weitergeleitet, und eine Aufzeichnung dieser Aktion wird im Excel-Dokument protokolliert. OneDrive wird für die Excel-Protokollierung und Gmail für die E-Mail-Weiterleitung verwendet.
Anleitung zum Aufbau:
Schritt 1. Vorbereitung des Excel-Protokolls
Gehen Sie zu https://onedrive.live.com, um eine Excel-Datei zu erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie „Excel-Arbeitsmappe“.
In der Excel-Datei erstellen wir eine Tabelle zum Speichern der E-Mail-Daten. Sie können beispielsweise Datum, Absender, Absendername, Betreff und Inhalt hinzufügen.
Schritt 2. Einrichten des Ablaufs
Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“.
Wählen Sie „Automatischer Cloud Flow“.
Es wird ein Fenster angezeigt klicken Sie auf die Schaltfläche „Überspringen“, um einen benutzerdefinierten Ablauf ohne Verwendung einer Vorlage zu erstellen.
Schritt 3. Einrichten von Gmail
Suchen Sie nach Gmail und klicken Sie auf das Gmail-Symbol.
Wählen Sie für den Auslöser „Wenn eine neue E-Mail eintrifft“.
Nachdem Sie darauf geklickt haben, müssen Sie sich in Ihrem Gmail-Konto anmelden, um Power Automate den Zugriff zu ermöglichen. Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie diesen Schritt überspringen.“
Hinweis: Als zusätzliche Bedingung können Sie den Absender der E-Mail angeben. Nur E-Mails von diesem Absender führen jetzt zur Ausführung des Flows.
Um dieses Kriterium hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf „Erweiterte Optionen anzeigen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders ein.
Schritt 4. Einrichten von Excel
Klicken Sie auf „Neuer Schritt“.
Wählen Sie „Excel Online (OneDrive)“.
Unter Aktionen wählen Sie „Eine Zeile in eine Tabelle hinzufügen“.
Sie müssen sich in Ihrem OneDrive-Konto anmelden, um Power Automate den Zugriff zu ermöglichen. Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie diesen Schritt überspringen.
Klicken Sie auf das Ordnersymbol und navigieren Sie zur Excel-Datei, die in Schritt 1 erstellt wurde.
Im Abschnitt „Tabellenfelder“ wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Tabelle aus.
Nach Auswahl der Tabelle werden die Zeilen erweitert.
Sie können festlegen, welche E-Mail-Felder in die Excel-Tabelle übernommen werden sollen.“
Schritt 5. Einrichten von Gmail für die Weiterleitung
Klicken Sie auf „Neuer Schritt“.
Suchen Sie nach Gmail und klicken Sie auf das Gmail-Symbol.
Wählen Sie für die Aktion „E-Mail senden“.
Der Abschnitt zum Senden von E-Mails wird erweitert, sodass Sie die weitergeleitete E-Mail anpassen können, einschließlich Betreff und Text.
Um die E-Mail-Felder zu verknüpfen, klicken Sie auf Betreff oder Text und fügen Sie dynamischen Inhalt von der rechten Seite hinzu. Wählen Sie aus, welche E-Mail-Felder Sie weiterleiten möchten.
Klicken Sie oben rechts, um den Ablauf umzubenennen. Nennen Sie ihn „E-Mail weiterleiten und protokollieren“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.“
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nun die Weiterleitung von E-Mails automatisiert und ein Protokoll in Excel erstellt.
Um den neu erstellten Ablauf anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Meine Abläufe“.
Hier können Sie alle von Ihnen erstellten Abläufe sehen.
Bei jeder Ausführung des Flows werden die Details auch im Excel-Dokument in Schritt 1 protokolliert.
Wie überwache ich den Status von Flow-Ausführungen in der Power Automate-Benutzeroberfläche?
So können Sie den Status von Flow-Ausführungen in Power Automate überprüfen:
Schritt 1. Auswählen eines Flows in Power Automate
Klicken Sie auf den Flow, für den Sie den Ausführungsstatus überprüfen möchten. Dadurch wird die Detailseite für diesen Flow geöffnet. In diesem Beispiel möchten wir den neuen Flow überprüfen, den wir zuvor erstellt haben, nämlich den Flow „E-Mails und Protokolle weiterleiten“.
Schritt 2. Anzeigen des Ausführungsverlaufs in Power Automate
Auf der Seite mit den Flow-Details finden Sie die Überschrift „28-Tage-Ausführungsverlauf“. Klicken Sie auf „Alle Ausführungen“, um die Liste aller Ausführungen für diesen Flow anzuzeigen.
Schritt 3. Überprüfen des Flow-Ausführungsstatus in Power Automate
Im Ausführungsverlauf können Sie den Status jeder Schemaausführung sehen, unabhängig davon, ob sie ausgeführt, erfolgreich, fehlgeschlagen oder abgebrochen ist. Sie können auch die Startzeit, die Endzeit und alle Fehlermeldungen anzeigen, die mit der Ausführung verbunden sind.
Sie können auch nach bestimmten Schemaausführungen filtern, indem Sie die Filteroption verwenden, die auf der Seite „Ausführungsverlauf“ verfügbar ist. Dies kann dir helfen, schnell den Lauf zu finden, an dem du interessiert bist.
Zusammenfassung
Die Vereinfachung des Prozesses zur Weiterleitung von Geschäfts-E-Mails an Ihr persönliches Konto und zur gleichzeitigen Führung eines detaillierten Protokolls in Excel war noch nie so einfach. Durch die Nutzung der Power von Gmail und OneDrive in Verbindung mit Microsoft Power Automate können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation effizient verwalten und einen gut organisierten Verlauf wichtiger Nachrichten aufrechterhalten. Dieser automatisierte Arbeitsablauf spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass wichtige Informationen jederzeit griffbereit sind, wenn Sie sie benötigen. Mit dieser Lösung können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz im Griff behalten und eine umfassende E-Mail-Historie mühelos pflegen.
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