Arbeiten Sie täglich in Excel und haben noch nie etwas von PowerQuery gehört? Dann empfehle ich Ihnen den nachfolgenden Artikel zu lesen.

Was ist PowerQuery

PowerQuery ist ab Excel 2016 standardmässig in Excel integriert.

Mit PowerQuery können Sie ohne Programmierkenntnisse Daten aus externen Quellen (csv-Dateien, andere Excel-Dateien, Datenbanken, etc.) ins eigene Excel laden. Wenn Sie einmal die Verbindung zu den Quelldateien hergestellt haben, laden Sie anschliessend mit einem einzigen Knopfdruck die Daten (korrekt strukturiert und formatiert) in Ihr Excel.

Mit PowerQuery können Sie Ihre Daten bereits korrekt aufbereitet ins Excel laden. Sie entscheiden, welche Spalten sowie welche Zeilen geladen werden sollen. Zudem können Sie verschiedene Quellen zusammenfügen.

PowerQuery ist nicht nur sehr mächtig sondern auch sehr schnell. Es ist ohne Probleme möglich Tabellen mit mehr als >100’00 Zeilen in Sekunden korrekt aufzubereiten.

Ein Power Query Beispiel

Sie haben eine Excel-Tabelle mit Kundenstammdaten wie bspw. Name, Adresse, Telefonnumer. In einer zweiten Excel-Tabelle haben Sie alle Bestellungen der letzten 12 Monate. Sie möchten nun beide Listen kombinieren.

Von der Liste mit den Kundenstammdaten benötigen Sie den Namen, Telefonnummer sowie die Email-Adresse. Zudem möchten Sie den Umsatz der Bestellungen der letzten 12 Monate hinzufügen. Ziel ist es ein Tabellenblatt zu erhalten, in welchem pro Zeile ein Kunde mit den erwähnten Informationen eingetragen sind.

Ohne PowerQuery würden Sie beide Datensätze ins Excel kopieren und anschliessend mit der Formel „Summewenn“ oder mit einer Pivot-Tabelle die Daten aufbereiten. Wenn Sie einen kleinen Datensatz haben, funktioniert dies einwandfrei. Sobald Sie aber mehrere 1000 Zeilen an Daten haben, wird Ihr Excel gross und sehr langsam.

Wenn Sie PowerQuery einsetzen, gehen Sie in eine leere Excel-Datei und wählen unter dem Menüpunkt Daten den Eintrag „Daten abrufen“. Danach wählen Sie „PowerQuery Editor starten“. Im folgenden wählen Sie die Datenquellen aus. Sie werden dann eine Vorschau beider Datensätze sehen. Wie bereits eingangs erwähnt, können Sie ohne Programmierkenntnisse und in der Regel ohne Formelkenntnisse die Datei präparieren. Wenn Sie eine Spalte nicht benötigen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen „Entfernen“. Wenn Sie nur die Bestellungen von einer bestimmten Artikelgruppe berücksichtigen möchten, dann filtern Sie in der entsprechenden Spalte nach dem Artikel. Selbsterklärend ist, dass die Quelldatei durch diese Anpassungen nie verändert wird. Mit diesen Anpassungen wird nur festgelegt, wie die Daten ins Excel geladen werden. Wenn Sie anschliessend auf „Schliessend & Laden“ klicken, werden die Daten gemäss Ihren Anpassungen (bspw. nur die gewählten Spalten und nur die gefilterten Artikel) ins Excel geladen. Mit dem Menüpunkt „Abfragen zusammenfügen“ im PowerQuery Editor können Sie mehrere Quelldateien kombinieren.

PowerQuery ist genial. Es ist ein super Alternative zu komplexen Formeln und Makros. Unsere Performance Tests haben ergeben, dass mit PowerQueries Daten 4-5 Mal schneller geladen werden können, als mit vergleichbaren Ansätzen in Excel (bspw. VBA).

Sind Ihre Dateien zu langsam oder die Pflege der Daten zu umständlich, dann lassen Sie es durch exact construct überprüfen. Senden Sie uns die Datei, wir geben Ihnen unverbindlich eine erste Einschätzung ab. www.exact-construct.ch

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