Wussten Sie, dass Sie Tabellenansichten in Microsoft Excel erstellen können? Wenn mehr als eine Person an der gleichen Datei arbeitet, dann können Sie mit der Tabellenansicht filtern und sortieren, und die anderen Benutzer der gleichen Datei sehen diese Filter oder diese Sortierung nicht.

Angepasste Ansichten in einem Excel-Arbeitsblatt

Tabellen Ansichten sind ein relativ neues Excel-Feature, das von Microsoft veröffentlicht wurde und das Zusammenarbeiten von mehreren Personen an der gleichen Tabelle erleichtert.  Im Wesentlichen ermöglicht diese Funktion mehreren Benutzern, ihre eigene Ansicht zu implementieren, die unter anderem Sortieren und Filtern umfasst.

Voraussetzungen

• Die freigegebene Arbeitsmappe muss sich an einem SharePoint- oder Onedrive-Speicherort befinden
• Benutzer müssen über eine der folgenden ff-Lizenzen verfügen:

o Office 365
o Office 2021 (LTSC-Lizenz verfügt leider NICHT über diese Funktion)

Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, kann auf die Funktion nicht mehr zugegriffen werden (z. B. nicht sichtbar, ausgegraut usw.).

Anwendungsfall Mit Anleitung

Stellen Sie sich das folgende Beispiel vor:

• Organisation A verfügt über eine Excel-Arbeitsmappe mit Einzelhandelsumsatzdaten , auf die 50 Mitarbeiter zugreifen und diese ändern müssen.
• Organisation A hat diese Datei an einem SharePoint-Speicherort (oder Onedrive) gespeichert, damit diese 50 Personen darauf zugreifen können.
• Person 1 öffnete die Datei und schaute sich die Zeilen 20 – 30 an. Plötzlich verschwinden diese Zeilen. Das ließ ihn ziemlich ratlos zurück.
• Person 1 leitete dieses Problem an sein Team weiter und fand später heraus, dass es daran lag, dass Person 36 einige Daten nach seinen eigenen Vorlieben gefiltert hatte.
• Dies bringt ein gewisses Problem für das Team mit sich. Gleichzeitig Daten filtern und sortieren, ohne sich gegenseitig bei der Arbeit zu stören.

Mit Sheet Views (Tabellenansichten) kann dieses Problem nun abgewendet werden:

• Person 36 wechselt zu View > Sheet View > New.

• Person 36 würde wissen, dass sie sich in einer neuen Ansicht befindet, da die aktuelle Ansicht nicht mehr Default heißt. Außerdem werden sowohl die Spalten– als  auch die  Zeilenüberschriften schwarz.

• In dieser Temporary View kann Person 36 frei filtern und sortieren, ohne dass sich in Echtzeit ändert, was andere Personen sehen.

• Person 36 interessierte sich nur für Daten aus France, sortiert nach den meisten verkauften Produkten.

• Durch Klicken auf das Dropdown-Menü Temporary View konnte Person 36 die Ansicht in etwas aussagekräftigeres umbenennen. Er klickt dann auf Keep, um den gesamten Fortschritt zu speichern und diese Ansicht der Liste der Ansichten hinzuzufügen.

• Da die Ansicht jetzt gespeichert ist, kann Person 36 bei jedem erneuten Öffnen und Wiederverwenden der Datei einfach zu View > Sheet View und seine Ansicht aus der Dropdown-Liste auswählen.

Weitere Informationen

• Sie können mehrere Tabellenansichten auf demselben Arbeitsblatt einrichten
• Alle Änderungen, die Sie an einer Ansicht vorgenommen haben (z. B. Bearbeiten eines Werts in einer Zelle, Hinzufügen einer Zeile usw.), werden in der Arbeitsmappe gespeichert.
• Tabellenansichten werden auf Arbeitsmappenebene gespeichert. Alle anderen Benutzer können die Planansichten sehen, die sie gegenseitig erstellt haben.
• Sie können bis zu 256 Tabellenansichten pro Datei/Arbeitsmappe erstellen.

Fazit

exact-construct empfindet diese Funktion sicherlich als willkommene Ergänzung zu den bereits umfangreichen Funktionen, die Microsoft zur Verfügung gestellt hat. Dies ist ein Problem, mit dem viele Unternehmen konfrontiert sind, und eine solche Lösung, die bereits in Excel integriert ist, ist für die meisten Benutzer rundum großartig.

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