Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der in Microsoft 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert ist. Er unterstützt Benutzer, indem er Aufgaben automatisiert, kontextbezogene Vorschläge macht und die Produktivität durch erweiterte KI-Funktionen wie natürliche Sprachverarbeitung und Datenanalyse steigert.

In diesem Artikel erfahren Sie Folgendes:

• So greifen Sie in Excel auf Microsoft Copilot zu
• Was Microsoft Copilot in Excel kann
• So erstellen Sie eine effektive Eingabeaufforderung in Excel
• Was sind die Einschränkungen von Microsoft Copilot in Excel
• Unser Fazit

Was ist Copilot in Excel?

Microsoft Copilot in Excel hilft Ihnen, effektiver mit Ihren Daten zu arbeiten, indem es Formeln für Spalten vorschlägt, Einblicke durch Diagramme und PivotTables bietet und wichtige Teile Ihrer Daten hervorhebt.

Voraussetzungen für die Verwendung von Microsoft Copilot in Excel

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Anforderungen erfüllen:

Sie benötigen einen der folgenden Abonnementpläne, um Microsoft Copilot für Microsoft 365 zu erwerben. Sie können Copilot für Microsoft 365-Lizenzen über das Microsoft 365 Admin Center auf der Seite „Dienste kaufen“, von Microsoft-Partnern oder über Ihr Microsoft-Kontoteam erwerben. Sie können so viele Copilot für Microsoft 365-Lizenzen erwerben, wie Sie über erforderliche Lizenzen verfügen.

Ihre Benutzer benötigen eine der folgenden Basislizenzen, um sich für eine Copilot für Microsoft 365-Lizenz zu qualifizieren. Zu den erforderlichen Lizenzen gehören:

• • Microsoft 365 E5
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 F1
  • Microsoft 365 F3
  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5
  • Office 365 F3
  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 A5 für Lehrkräfte*
  • Microsoft 365 A3 für Lehrkräfte*
  • Office 365 A5 für Lehrkräfte*
  • Office 365 A3 für Lehrkräfte*

*Nur über Enrollment for Education Solutions (EES) oder Cloud Solution Provider verfügbar.

Hinweis: Kunden mit Education- oder Business-Abonnements, die Teams nicht enthalten, können weiterhin Copilot für Microsoft 365-Lizenzen erwerben.

 

Wie greife ich in Excel auf Microsoft Copilot zu?

1. Öffnen Sie Excel in Microsoft 365.
2. Öffnen Sie eine Arbeitsmappe, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert ist. Sie können nur auf die Copilot-Funktion zugreifen, wenn die Excel-Datei in OneDrive oder SharePoint gespeichert und als Tabelle formatiert ist.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.
4. Suchen Sie nach der Schaltfläche Copilot im Abschnitt Add-Ins.
5. Wählen Sie Copilot, um den Chat-Bereich zu öffnen.

Hinweis: Bevor Sie Copilot verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie über eine Excel-Tabelle mit Daten verfügen, und wählen Sie eine Zelle in der Tabelle aus. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie das geht, lesen Sie die Anleitung „Verwandeln Sie einen Zellbereich in eine Excel-Tabelle.“

6. Geben Sie Ihre Eingabeaufforderungen ein und beginnen Sie mit der Arbeit mit Copilot.

Hier sind einige Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

• • • „Erstellen Sie ein Balkendiagramm mit der Gesamtmenge für jede Material-ID.“
    • „Fügen Sie eine neue Spalte hinzu, die die prozentuale Differenz zwischen Spalte F und Spalte H anzeigt.“

Weitere Informationen zum Erstellen effektiver Eingabeaufforderungen finden Sie hier: Kriterien für eine effektive Eingabeaufforderung.

 

1. Wählen Sie die Zelle oder den Bereich in den Daten aus. 
2. Wählen Sie Einfügen > Tabelle.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Als Tabelle formatieren das Kontrollkästchen neben Meine Tabelle als Überschriften,  wenn die erste Zeile des Bereichs die Kopfzeile sein soll.
4. Wählen Sie OK aus.

Weitere Informationen zu Excel-Tabellen und deren Erstellung finden Sie unter Erstellen einer Tabelle in Excel.

In den nächsten Abschnitten dieses Artikels werden wir untersuchen und Sie anleiten, was Copilot in Excel tun kann.

 

Datenanalyse und Erkenntnisse mit Excel Copilot

Eine weitere Verwendung von Copilot in Word ist die Unterstützung bei der Überarbeitung und Bearbeitung bestehender Texte. Vom Umschreiben bestimmter Absätze bis hin zum Hinzufügen weiterer Absätze zu den ausgewählten Texten kann Copilot auch diese Aufgaben erledigen.

Verwenden von Copilot für Data Insights

• Wenn sich die aktive Zelle im Copilot-Bereich in der Tabelle befindet, lädt Copilot vorab Eingabeaufforderungen für den Benutzer. Eine solche Eingabeaufforderung ist die Eingabeaufforderung „Dateneinblicke anzeigen“.

• Klicken Sie darauf. Copilot verarbeitet dann die Anforderung und zeigt die Ausgabe im Copilot-Bereich an. Sie können es entweder ignorieren oder in ein neues Blatt einfügen.

• Alternativ können Sie sofort in die Eingabeaufforderung des Textfelds eingeben, ohne die in den ersten beiden Punkten genannten Schritte auszuführen. Denken Sie nur daran, die Eingabeaufforderung mit klaren Anweisungen und Erwartungen zu strukturieren.

Verwendung von Copilot für die Datenanalyse

• Im Copilot-Bereich wird die Option „Analysieren“ angezeigt. Klicken Sie darauf. Copilot informiert Sie anhand der vorinstallierten Eingabeaufforderungen darüber, was es tun kann, nachdem Sie auf die Option „Analysieren“ geklickt haben.

• Wenn Sie eine der vorinstallierten Eingabeaufforderungen auswählen, versteht Copilot die Daten und gibt seine Erkenntnisse und was es über Ihre Daten herausgefunden hat.
• Nach der Analyse bereitet Copilot ein Diagramm oder eine Pivot-Tabellenvorschau vor und lässt Sie entscheiden, ob Sie es in ein neues Blatt einfügen oder einfach so belassen möchten, wie es ist.

Unterschied in den Analyse- und Erkenntnisoptionen

Sie haben vielleicht bemerkt, dass die Analysen und Erkenntnisse von Copilot oft zu einer ähnlichen Schlussfolgerung führen. Dies war schon immer beabsichtigt, da der Zweck von Copilot darin besteht, dem Benutzer bei der Verwendung von Excel zu helfen.

Eine Sache, die Sie beachten sollten: Wenn Sie die Option für Copilot auswählen, um Analysen bereitzustellen, werden häufig Auswahlmöglichkeiten für die Analyse vorinstalliert. Wenn Sie die Insight-Optionen auswählen, gibt Copilot sofort einen Einblick in Ihre Daten. Diese Erkenntnis ist oft zufällig, kann aber spezifisch sein, wenn Sie eine Reihe von Anweisungen in das Eingabeaufforderungstextfeld geschrieben haben.

 

Datenvisualisierung und -organisation mit Excel Copilot

Excel Copilot kann je nach den Ergebnissen der Analyse und den Erkenntnissen auch Diagramme, Grafiken oder Pivot-Tabellen hinzufügen. Es kann Ihre Daten auch organisieren, indem es bestimmte Zellen oder Spalten hervorhebt, die Tabelle sortiert und filtert und schließlich je nach Ihren Spezifikationen und Anweisungen weitere Spalten hinzufügt.

Verwenden von Copilot zum Einfügen von Visualisierungen

Im vorherigen Abschnitt haben wir erklärt, dass Copilot Ihre Daten analysieren und Einblicke geben kann. Darüber hinaus bietet Copilot eine visuelle Vorschau in einer Tabelle, einem Diagramm oder einem Diagramm innerhalb des Copilot-Bereichs. Als Reaktion auf die Analyse und die Erkenntnisse kann Copilot den Benutzer die in der Vorschau angezeigte visuelle Hilfe in ein neues Blatt einfügen lassen.

 

Copilot für die Organisation verwenden

Copilot kann auch Ihre Daten organisieren. Vom Filtern, Sortieren und Anwenden bedingter Formatierung. Hier sind nur die Standardoptionen im Copilot-Bereich zum Organisieren Ihrer Daten:

• Sortieren und filtern – Im Copilot-Bereich ist eine der Standardoptionen „Sortieren und filtern„. Ähnlich wie bei der Datenanalyse zeigt Copilot nach Auswahl der Auswahl vorinstallierte Eingabeaufforderungen für Sie an. Alternativ können Sie Ihre Anweisungen in die Eingabeaufforderung des Textfelds eingeben.
• Hervorheben – In dieser Option kann der Benutzer Copilot eine Zelle oder eine Gruppe von Zellen entsprechend hervorheben lassen. Genau wie beim Sortieren und Filtern können wir diese Option in den Standardoptionen im Copilot-Bereich anklicken. Nach dem Anklicken lädt Copilot auch vorinstallierte Eingabeaufforderungen basierend auf Ihren Daten und macht Ihnen Vorschläge. Andernfalls, wenn die vorinstallierten Eingabeaufforderungen nicht Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, gibt es immer die Copilot-Textfeld-Eingabeaufforderung zum Ausprobieren.
• Hinzufügen von Spalten – Copilot kann auch Spalten zu Ihren Daten hinzufügen. Im Copilot-Bereich heißt es „Formelspalten hinzufügen„. Wenn Sie darauf klicken, lädt Copilot, ähnlich wie in den vorherigen Punkten, einen Eingabevorschlag für Sie vor. In diesen Eingabeaufforderungsvorschlägen handelt es sich häufig um einen Vorschlag für eine Formelspalte. Sie können den Vorschlägen von Copilot folgen oder alternativ wie in den vorherigen Punkten Anweisungen eingeben, die Copilot befolgen soll.

 

Aufgabenautomatisierung mit Copilot Excel

Copilot kann automatisieren, indem es VBA-Code generiert. In den vorherigen Abschnitten haben wir gesagt, dass Copilot nur funktioniert, wenn eine Tabelle beteiligt ist. Dies gilt immer noch, obwohl Copilot weiterhin einen VBA-Code bereitstellen und generieren kann.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, und Sie können Copilot dazu bringen, einen VBA-Code für Sie zu generieren.

• Überprüfen Sie zunächst, ob sich Ihre aktive Zelle in einer Tabelle befindet. Wenn dies der Fall ist, fahren wir mit dem nächsten Schritt fort. Wenn dies nicht der Fall ist, platzieren Sie die aktive Zelle einfach in Ihrer Tabelle.
• Sobald sich die aktive Zelle in einer Tabelle befindet, geben Sie die Anweisungen und Erwartungen für den VBA-Code ein, den Copilot generieren soll. Wenn Sie zufrieden sind, drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

• Copilot generiert dann VBA-Code gemäß den Anweisungen. Darüber hinaus weist Copilot Sie auch an, wie Sie auf die VBA-Umgebung zugreifen können, in die Sie den Code einfügen können.

 

Nachdem wir nun die verschiedenen Möglichkeiten von Copilot in Excel erklärt haben, erklären wir nun, wie Sie eine effektive Eingabeaufforderung erstellen. In Copilot kann eine effektive Eingabeaufforderung zu einer detaillierteren und klareren Antwort führen. Um eine effektive Eingabeaufforderung zu erstellen, muss der Benutzer diese vier Hauptkriterien berücksichtigen:

• Ziel – Dieses Kriterium fragt, was Sie von Copilot erwarten.
• Kontext – Dieses Kriterium fragt, warum wir es brauchen und wer oder was beteiligt ist.
• Erwartungen – Hier wird erläutert, wie Copilot reagieren sollte, um die Anfrage am besten zu erfüllen.
• Quelle – Dieses Kriterium fragt, wo Copilot die Informationen verwenden soll.

Wir müssen auch bedenken, dass Copilot in Excel nur Interaktionen haben kann, wenn es sich in einer Tabelle befindet. Eingabeaufforderungen wie die Aufforderung, eine Liste von Daten in Zellen einzugeben oder eine ganze Tabelle zu verschieben, führen dazu, dass Copilot antwortet, dass es dies nicht automatisch tun kann. Stattdessen wird Ihnen nur gesagt, wie Sie es manuell tun können.

 

Zusätzliche Tipps und Tricks für Excel Copilot

Hier finden Sie zusätzliche Tipps und Tricks zur Verwendung von Copilot in Excel.

• Sie können die Aktion von Copilot mit der Schaltfläche „Rückgängig“ rückgängig machen, die nach dem Einfügen neuer Spalten, Tabellen oder Diagramme angezeigt wird.

• Für den Fall, dass Copilot auf eine Anfrage antwortet, die es nicht tun kann, schließen Sie einfach den Copilot-Bereich und öffnen Sie ihn erneut. Copilot wird aktualisiert und versucht dann, mit einer besseren Ausgabe zu antworten.
• Sie können in Copilot fast alles fragen. Es ist nicht erforderlich, dass sich die Frage auf Ihre Daten bezieht. Solange Sie sich innerhalb der Tabelle befinden, können Sie Copilot Ihre Anfragen stellen. Behalte das einfach im Hinterkopf.
• Copilot kann Ihnen bei der Erstellung von Formeln behilflich sein. Von einfachen Formeln bis hin zu komplexen Formeln kann Copilot sie für Sie erstellen. Geben Sie Copilot einfach klare und festgelegte Anweisungen, dann kann es die gewünschte Ausgabe erstellen.
• Ähnlich wie in Word und PowerPoint kann Copilot mehr Eingabeaufforderungsoptionen in der Textfeld-Eingabeaufforderung „Weitere Eingabeaufforderungen anzeigen“ haben. Klicken Sie darauf und sehen Sie, welche Art von Aufforderung Sie benötigen.

Probieren Sie diese Tipps aus, und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit Excel Copilot in den Kommentaren unten!

Realer Anwendungsfall für Copilot Excel

In diesem Abschnitt werden einige der realen Anwendungsbeispiele für Microsoft Word Copilot aufgelistet. Zusätzlich wird eine kurze Beschreibung jedes unten aufgeführten Beispiels bereitgestellt.

• Datenanalyse – Copilot kann Tabellenkalkulationsdatensätze analysieren und Einblicke in sie geben. Die Analyse deckt mehrere Branchen ab, von Kundenservice, Marketing, Einzelhandel, Finanzen, IT und vielen mehr. Copilot kann es einfacher und nahtloser machen und die Produktivität steigern.(Filipsson, 2024)
• Visualisierung von Daten – Aus der Analyse und den Erkenntnissen kann Copilot Visualisierungen für sie bereitstellen. Grafiken, Diagramme, Pivot-Tabellen und dergleichen können erstellt werden, damit Benutzer und Kunden ihre Daten klarer sehen können.
• Präsentationen und Meetings – Das Arbeiten aus der Ferne hat in letzter Zeit während der Pandemie und nach der Pandemie zugenommen. Mit der Zunahme der Remote-Arbeit werden häufig Online-Meetings abgehalten. In einigen Meetings diskutieren die Benutzer über Finanzen und ihre Daten. Mit Excel können sie die von Copilot erstellten Visualisierungen für einen klareren Ablauf in diesem Ereignis anzeigen.(Fulford, 2023)

Einschränkungen von Copilot in Excel

Obwohl Copilot seine positiven Seiten hat, kann Copilot seine Grenzen haben. Hier sind einige der Einschränkungen von Copilot bei der Verwendung in Microsoft Excel 365.

• Copilot kann nur verwendet werden, wenn eine Excel-Tabelle im Blatt vorhanden ist. Achtung, die aktive Zelle muss sich in der Tabelle befinden, damit Copilot funktioniert.
• Copilot hat Einschränkungen in seinen Sprachen. Derzeit unterstützt Copilot die folgenden Sprachansagen: Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Portugiesisch (Brasilien) und Spanisch. Bei den oben aufgeführten Sprachen ist Copilot auch beim Übersetzen auf diese Sprachen beschränkt.(Microsoft 365)
• Excel Copilot kann nicht auf eine Word-Datei oder PowerPoint-Datei verweisen. Es ist nur auf das beschränkt, was sich in der Tabelle oder Datei befindet.
• Auch wenn Copilot Spalten hinzufügen kann, muss der Benutzer seine Anweisungen klar formulieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

 

Unser Fazit

Excel Copilot ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer verschiedene Aufgaben mit Daten ausführen können, z. B. Analyse, Visualisierung, Bearbeitung und Transformation. Es kann auch Zusammenfassungen und Erklärungen der Daten in natürlicher Sprache generieren sowie Aktionen und Erkenntnisse basierend auf den Zielen und Fragen des Benutzers vorschlagen. Excel Copilot weist jedoch einige Einschränkungen auf, die Benutzer beachten sollten, z. B. die Unfähigkeit, auf externe Dateien oder Quellen zu verweisen, die Notwendigkeit klarer und spezifischer Anweisungen und die Möglichkeit von Fehlern oder Ungenauigkeiten in den generierten Ausgaben. Daher sollten Benutzer die Ergebnisse von Excel Copilot immer überprüfen und es als ergänzende Hilfe und nicht als Ersatz für ihre eigenen Datenfähigkeiten und -kenntnisse verwenden.

 

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