Eine einfache Formel mit Hindernissen? Selten angewendet, ist diese Formel sehr hilfreich, optimal und einfach genial. Eine Datei mit sehr vielen SVERWEIS-Formeln wird aber langsam bzw. kann sogar immer wieder abstürzen.

Was ist der SVERWEIS:

Es gibt zwei verschiedene Varianten. Einmal werden aufgrund eines Schlüssels nur exakt passende Daten transferiert. Weitere Details zu dieser Variante sind auch hier vorhanden. Folgend ein Beispiel:Sverweis Beispiel Wohnort

In der zweiten Variante werden Bereiche geprüft. Folgend ein Beispiel:

Problematik beim SVERWEIS

Handelt es sich um einen grossen Datensatz, der mittels SVERWEIS mehrere Datenlisten verbindet, wird diese Datei sehr langsam. Sucht dieser SVERWEIS die Daten nicht in derselben Datei sondern in anderen Dateien/Arbeitsmappen, wird die Performance nochmals schlechter. Im schlimmsten Fall wird die Datei immer wieder abstürzen.

Lösung beim SVERWEIS

Wird dieser Transfer einmalig benötigt, empfiehlt es sich die Formeln mittels Werten zu ersetzen.

Das heisst, es werden alle Spalten mit Formeln markiert, kopiert und anschliessend als Werte wieder eingefügt. Diese Funktion erhält man über die rechte Maustaste. Für einmalige Auswertungen ist dies eine einfache optimale Lösung.

Müssen Daten immer wieder neu verknüpft werden, da sie bspw. monatlich aktualisiert werden müssen, empfiehlt sich nicht diese Variante anzuwenden. In diesem Fall können Makros hilfreich sein. Ein Makro dient jeweils dazu, Prozesse zu automatisieren. D.h. in diesem Fälle würde das Makro:

  1. Alle Basisdaten importieren und in einem einzigen Datenblatt zusammenfassen
  2. Nun kann für sämtliche Auswertungen auf dieses Datenblatt zugegriffen werden. Auswertungen können mittels PIVOT oder auch mittels Formeln gemacht werden. Meist bietet sich die SUMMEWENNS-Formel an.
  3. Je nach Anzahl von Datensätzen kann es hilfreich sein, wenn die Auswertungen ebenfalls via Makro generiert werden. D.h. die Formeln durch das Makro erstellt werden und anschliessend wieder mit Werten ersetzt werden.
  4. Bei einer Aktualisierung der Basisdaten können diese einfach neu importiert werden und das Resultat wird automatisch aktualisiert.

Haben Sie so viele Daten, dass auch die zweite Variante noch zu Performance-Problemen führt? Dann stehen Ihnen noch die Zusatzfunktionen PowerPivot und PowerQuery zur Verfügung. Hier können Millionen von Datensätzen verarbeitet werden und diese Funktionen stehen in allen neueren Windows-Excel-Versionen zur Verfügung.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Generierung Ihrer persönlichen Auswertungen. Excel ist unsere Kernkompetenz. Kontaktieren Sie uns bitte und wir melden uns bei Ihnen.

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