In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Microsoft List-Formulare durch die Verwendung zusammenklappbarer Abschnitte verbessern können. Diese Funktion hilft dabei, lange, überladene Formulare in organisierte, benutzerfreundliche Teile zu zerlegen, die Navigation zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Wir behandeln Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Einrichten zusammenklappbarer Abschnitte mithilfe von Microsoft List und JSON-Formatierungen sowie Tipps, Vorteile, Nachteile und Best Practices.

Microsoft-Listenformular zu lang? Beheben Sie das Problem mit einklappbaren Abschnitten.

Wenn Sie schon einmal mit Microsoft Lists gearbeitet und endlos durch ein langes Formular gescrollt haben, sind Sie nicht allein. Lange Formulare können die Arbeit verlangsamen, Verwirrung stiften und Benutzer davon abhalten, sie korrekt auszufüllen. Zum Glück gibt es eine einfache Lösung: ausblendbare Abschnitte.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ausblendbare Abschnitte zum Organisieren Ihrer Microsoft List-Formulare verwenden, warum dies wichtig ist und was Sie bei der Einrichtung beachten sollten.

Warum werden Microsoft-Listenformulare zu lang?

Microsoft Lists ist ein hervorragendes Tool zum Verfolgen Ihrer Daten, Verwalten von Workflows und einfachen Sammeln von Informationen. Wenn Ihre Liste jedoch um mehr Spalten, Felder und Details erweitert wird, kann die Formularansicht schnell unübersichtlich werden. Auch die Standardformularansicht kann für Sie und die Teilnehmer des Formulars unübersichtlich werden.

Standardmäßig werden alle Spalten Ihrer Liste in einem einzigen, fortlaufenden Formular angezeigt. Dieses Layout mag für kurze Formulare gut geeignet sein, bei langen Formularen wird es jedoch schnell unübersichtlich, wenn Sie mehrere Abschnitte wie Kontaktdaten, Aufgabenfortschritt, Statusaktualisierungen oder benutzerdefinierte Felder bearbeiten.

Die Lösung: Verwenden Sie zusammenklappbare Abschnitte

Mit einklappbaren Abschnitten können Sie Ihr Formular in klar gekennzeichnete Bereiche unterteilen, die Benutzer je nach Bedarf erweitern oder reduzieren können. So wird ein langes, scrollintensives Formular deutlich benutzerfreundlicher.

So hilft es:

• Sie gruppieren verwandte Felder.
• Benutzer konzentrieren sich jeweils auf einen Abschnitt.

Das Formular sieht sauber und übersichtlich aus.

So fügen Sie einklappbare Abschnitte in Microsoft List hinzu

Wenn Sie Microsoft List noch nicht kennen, machen Sie sich keine Sorgen. Das Hinzufügen ausblendbarer Abschnitte ist einfacher als es klingt:

1. Öffnen Sie Ihre Liste

Gehen Sie zu Microsoft Lists und öffnen Sie die Liste, die Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie auf „Neues Element hinzufügen“.

Klicken Sie oben auf „Neuen Artikel hinzufügen“. Das Formular wird geöffnet, in dem Sie Ihre neue Artikelliste und Details eingeben können.

3. Das Formular wird angezeigt

Nach dem Klick auf „Neues Element hinzufügen“ erscheint ein Formular als Popup, in dem Sie alle zur Eingabe verfügbaren Felder sehen.

Schritt 1: Klicken Sie auf „Formular bearbeiten“. Daraufhin werden die Dropdown-Details angezeigt. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Bearbeitungsoptionen für das Formular.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Option „Layout konfigurieren“. Hier können Sie das Format des Fragebogens, einschließlich der Anordnung und Anzeige der Felder, anpassen.

Schritt 3: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Formatierung anwenden auf“. Daraufhin wird eine Liste der Felder angezeigt, auf die Sie die Formatierung anwenden können. Wählen Sie hier das Feld aus, auf das Sie den JSON-Code zur Formatierung anwenden möchten.

Schritt 4: Wenn die Dropdown-Liste angezeigt wird, klicken Sie in der Auswahl auf „Text“. Denn wir möchten den Hauptteil des Fragebogens organisieren.

Schritt 5: Nachdem Sie im Dropdown-Menü „Body“ ausgewählt haben, können Sie Ihren JSON-Code in das Feld „Formatierungscode“ einfügen. Hier geben Sie die JSON-Struktur ein, die Sie für die Formatierung verwenden möchten.

Schritt 6: Hier ist der JSON-Code, in dem die Elemente organisiert und strukuriert sind.

{
    "Abschnitte": [
        {
            "displayname": "Studentendetails",
            "Felder": [
                "Studenten-ID",
                "Alter",
                "Geschlecht",
                "Akademisches Niveau"
            ]
        },
 	{
            "displayname": "Basis",
            "Felder": [
              "Hat_Telefon",
        "Beeinflusst_die_akademische_Leistung",
        "ShowFamilyBackground"
            ]
        },

        {
            "displayname": "Akademische Leistung",
            "Felder": [
                "Teilnahme(%)",
                "Nachhilfe",
                „Studienstunden/Woche“,
                "Prüfungsergebnis"
            ]
        },
        {
            "displayname": "Telefonnutzungsverlauf",
            "Felder": [
                "Durchschnittliche tägliche Nutzungsstunden",
                "Meistverwendete Plattform",
                "Schlafstunden pro Nacht",
                "Mental_Health_Score",
                "Beziehungsstatus",
                "Konflikte über soziale Medien",
                "Addicted_Score"
            ]
        },
        {
            "displayname": "Familienhintergrund",
            "Felder": [
                "Elternbildung",
                "Region"
            ]
        }
    ]
}

4. Zusammenklappbare Logik hinzufügen

Verwenden Sie einfache Umschaltflächen oder Symbole, die die Sichtbarkeit jedes Abschnitts mithilfe der Eigenschaft „Sichtbar“ steuern.

Schritt 1: Klicken Sie oben rechts auf „Formular bearbeiten“. So können Sie das Layout und die Einstellungen des Formulars ändern, z. B. Felder hinzufügen, die Formatierung anpassen oder die Funktionsweise des Formulars anpassen.

Schritt 2: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Spalten bearbeiten“. Mit dieser Option können Sie auswählen, welche Spalten oder Felder im Formular angezeigt werden sollen, und die Darstellung der einzelnen Felder anpassen.

Schritt 3: Wählen Sie im Abschnitt „Spalten bearbeiten“ des Formulars das Feld „Akademische Leistung“ aus, um es zu einem ausblendbaren Abschnitt zu machen. Das bedeutet, dass der Abschnitt je nach einer bestimmten Bedingung ein- oder ausgeblendet wird. In diesem Fall wird er nur angezeigt, wenn der Benutzer im Feld „Beeinflusst_Akademische_Leistung“ „Ja“ auswählt. Dies trägt dazu bei, das Formular übersichtlich zu halten, da zusätzliche Details nur bei Bedarf angezeigt werden.

Schritt 4: Suchen Sie das Feld Anwesenheit (%) auf der rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie dann auf die drei vertikalen Punkte (⋮) daneben. Diese Punkte öffnen ein Menü mit weiteren Optionen für das jeweilige Feld, sodass Sie dessen Einstellungen oder Formatierung anpassen können.

Schritt 5: Klicken Sie im angezeigten Menü auf „Bedingte Formel bearbeiten“. Mit dieser Option können Sie Regeln oder Bedingungen festlegen, die steuern, wann und wie das Feld „Anwesenheit (%)“ im Formular angezeigt wird.

Schritt 6: Geben Sie im Feld „Bedingte Formel“ die folgende Formel ein:

=wenn([$Beeinflusst_die_akademische_Leistung] == ‚Ja‘, wahr, falsch)

Diese Formel prüft, ob „Beeinflusst die akademische Leistung“ auf „Ja“ eingestellt ist. Wenn dies der Fall ist, wird das zusätzliche Abschnittsfeld angezeigt und kann vom Benutzer ausgefüllt werden. Andernfalls bleibt es ausgeblendet.

Schritt 7: Wenn Sie mit der Formel zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern“. Dadurch wird die Bedingung auf das Formular angewendet und das Feld wird nur angezeigt, wenn die angegebene Regel erfüllt ist.

Schritt 8: Nach dem Speichern wird das Feld automatisch ausgeblendet, wenn „Beeinflusst die akademische Leistung“ nicht auf „Ja“ gesetzt ist. Es wird nur ausgeblendet, wenn die Bedingung erfüllt ist. Wenn Sie ein ähnliches Verhalten für andere Felder benötigen, wiederholen Sie einfach den gleichen Vorgang für diese Felder, indem Sie ihre eigenen bedingten Formeln einrichten.

Schritt 9: Sobald Sie bedingte Formeln auf alle relevanten Felder angewendet haben, passt sich das Formular automatisch an die Antwort des Benutzers an. Es werden nur die erforderlichen Abschnitte angezeigt, wodurch das Formular übersichtlicher und einfacher auszufüllen bleibt.

Schritt 10: Nachdem Sie alle Bedingungen festgelegt haben, klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Speichern“. Dadurch werden alle Änderungen gespeichert und das Formular mit den neuen Bedingungen aktualisiert.

Schritt 11: Wenn Benutzer nun das Formular ausfüllen, werden die mit Bedingungen versehenen Felder je nach Antwort automatisch ein- oder ausgeblendet. Dadurch wird das Formular benutzerfreundlicher, da nur die notwendigen Abschnitte je nach Antwort angezeigt werden.

Schritt 12: Wenn der Benutzer „Ja“ für „Beeinflusst die akademische Leistung“ auswählt, werden die von Ihnen festgelegten zusätzlichen Felder automatisch angezeigt. So können Benutzer nur dann weitere Informationen angeben, wenn diese relevant sind.

5. Veröffentlichen Sie Ihr Formular

Wenn Sie mit dem Layout zufrieden sind, speichern und veröffentlichen Sie das Formular. Es ersetzt nun das Standardlistenformular.

Dadurch können Benutzer nur die Teile des Formulars öffnen, die sie benötigen. Dies reduziert die Unordnung und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.

Beispiel aus der Praxis

Angenommen, Sie erstellen ein Formular für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Anstatt 25 Felder in einem langen Scroll-Menü aufzulisten, können Sie sie wie folgt anordnen:

• Persönliche Informationen
  (Name, E-Mail, Telefonnummer)
• Jobdetails
  (Position, Eintrittstermin, Abteilung)
• Zugang & Ausrüstung
  (Laptop, Softwarekonten, Ausweis-ID)

Jeder Abschnitt ist ausblendbar, sodass die Person, die das Formular ausfüllt, sich logisch durch das Formular bewegen kann, ohne sich überfordert zu fühlen.

Vorteile der Verwendung ausklappbarer Abschnitte

• Verbesserte Benutzererfahrung
  Ausblendbare Abschnitte erleichtern das Lesen und Navigieren von Formularen erheblich, indem sie lange oder komplexe Formulare in überschaubare Abschnitte zerlegen. Diese optimierte Erfahrung reduziert die kognitive Belastung und beschleunigt das Ausfüllen des Formulars.
• Weniger Fehler
  Indem die Aufmerksamkeit des Benutzers auf jeweils einen Abschnitt konzentriert wird. Die ausblendbaren Abschnitte tragen dazu bei, übersprungene Felder und falsche Eingaben zu reduzieren. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und weniger Validierungsfehlern in den Feldern.
• Professionelles Aussehen
  Ein gut strukturiertes Formular mit ausklappbaren Abschnitten wirkt eleganter und zielgerichteter und unterstreicht die Professionalität Ihrer Microsoft-Liste. Die strukturierten Formulare vermitteln, dass die Benutzeroberfläche sorgfältig durchdacht wurde, was das Vertrauen und die Akzeptanz erhöht.
• Benutzerdefinierte Logikfreundlich
  Ausblendbare Abschnitte ermöglichen dynamisches Verhalten basierend auf benutzerdefinierter Logik, z. B. das Ein- oder Ausblenden von Abschnitten basierend auf bestimmten Feldwerten, Formularmodi oder Benutzerrollen. Dank der Anpassungsfähigkeit kann das Formular an verschiedene Benutzer und Situationen angepasst werden, wodurch Ihre Listen intelligenter und reaktionsschneller werden.

Mögliche Nachteile, die zu berücksichtigen sind

• Erfordert JSON-bedingte Formatierung oder Microsoft List
  Microsoft List verfügt nicht über eine integrierte Funktion zum Ausblenden von Abschnitten. Sie können die Funktion zum Ausblenden/Einblenden simulieren, indem Sie die bedingten Formeln mit JSON-Formatierung verwenden, um Felder basierend auf anderen Feldwerten ausblenden und einblenden zu können.
• Lernkurve
  Das Schreiben und Verwalten bedingter JSON-Formeln erfordert Kenntnisse der Syntax und Logik, was für manche Personen, die mit der JSON- oder Microsoft-Listenformatierung noch nicht vertraut sind, eine Herausforderung darstellen kann.
• Wartung
  Änderungen an der bedingten Logik oder dem Formularlayout müssen durch Bearbeiten der JSON-Formeln vorgenommen werden. Dies verlangsamt die schnellen Aktualisierungen in verschiedenen Feldern, insbesondere bei mehreren Feldern mit voneinander abhängigen Sichtbarkeitsregeln.
• Nicht immer mobilfreundlich
  Die bedingte JSON-Formatierung funktioniert nur in Desktop-Browsern gut, Benutzer berichten jedoch von inkonsistenter Darstellung oder Benutzerfreundlichkeitsproblemen auf Mobilgeräten.

Tipps für ein übersichtliches Formularlayout

• Abschnitte begrenzen
  Eine allgemein empfohlene Richtlinie für die Formulargestaltung ist, die Anzahl der Abschnitte auf etwa 3 bis 5 zu beschränken. Zu viele Abschnitte können die Benutzer überfordern, die Navigation erschweren und die Abschlussquote des Formulars verringern.
• Klar beschriften
  Verwenden Sie einfache, aussagekräftige Titel für jeden Abschnitt, damit Benutzer schnell verstehen, welche Informationen benötigt werden. Klare Beschriftungen verbessern die Navigation, reduzieren Verwirrung und verbessern das allgemeine Benutzererlebnis.
• Testen Sie vor dem Start
  Das Anzeigen einer Vorschau und Testen Ihres Formulars vor der Bereitstellung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle interaktiven Elemente ordnungsgemäß funktionieren und die Daten wie erwartet gespeichert werden.

Fazit: Machen Sie lange Formulare überschaubar

Lange Microsoft-Listenformulare müssen kein Problem sein. Mit ausblendbaren Abschnitten optimieren Sie die Benutzererfahrung, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass Ihre Liste eher wie eine moderne App als wie eine Tabellenkalkulation aussieht.

Zwar ist in Microsoft List ein gewisser Einrichtungsaufwand erforderlich, aber es lohnt sich, insbesondere wenn Ihre Liste Teil eines größeren Workflows ist oder mit mehreren Benutzern geteilt wird.

Nehmen Sie sich jetzt Zeit, Ihre Formulare zu organisieren, und Sie sparen Ihrem Team später Zeit.

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