Was ist SharePoint wirklich? Die einfache Erklärung, auf die Sie gewartet haben.
WICHTIGSTE ERKENNTNISSE
- SharePoint ist die zentrale Speicher- und Kollaborationsplattform hinter Microsoft 365.
- Wenn Sie Dateien in Teams, Listen oder OneDrive hochladen oder freigeben, nutzen Sie bereits SharePoint.
- Es speichert Dokumente, verwaltet Berechtigungen, hostet Team-Websites und organisiert Daten an einem sicheren Ort.
- Man braucht keine technischen Vorkenntnisse, um es zu nutzen; wer Ordner und Dateifreigabe versteht, versteht auch SharePoint.
- Es handelt sich nicht um ein Reporting-Tool, aber es lässt sich gut mit Power BI und Excel für Analysezwecke integrieren.
Wenn Sie im Büro immer wieder von SharePoint hören, aber immer noch nicht genau wissen, was es kann, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen nutzen es täglich, doch die meisten bekommen nie eine verständliche Erklärung.
Die gute Nachricht? SharePoint ist viel einfacher, als es klingt.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was SharePoint wirklich ist, wie es in Ihren Arbeitsalltag passt und warum es wichtig ist – ganz ohne Fachjargon.
GEHEIMNIS NUMMER 1: SharePoint – Die interne Website Ihres Unternehmens
Betrachten Sie SharePoint als den Motor der Zusammenarbeit Ihres Teams:
👉 Es handelt sich um die interne Website Ihres Unternehmens für Dokumente, Informationen und alle Teaminhalte.
Jedes Mal, wenn Sie eine Datei in Teams hochladen, Aufgaben in Listen verfolgen oder ein freigegebenes Excel-Arbeitsblatt öffnen, arbeitet SharePoint im Hintergrund und kümmert sich um Speicherung, Berechtigungen und nahtlose Zusammenarbeit.
Mit SharePoint als Kernstück bleibt Ihr Team organisiert, vernetzt und bereit, jeden Tag intelligenter zu arbeiten.
Was SharePoint tatsächlich leistet (einfach erklärt)
Man muss kein Technikexperte sein, um den Kernzweck von SharePoint zu verstehen. Es unterstützt Sie hauptsächlich in vier wichtigen Bereichen:
1.Dokumentenspeicherung und Versionsverlauf
-
- Speichert Dateien an einem sicheren, zentralen Ort
- Änderungen werden automatisch verfolgt
- Ermöglicht das Wiederherstellen früherer Versionen
- Sorgt dafür, dass Ihr gesamtes Team mit demselben Dokument arbeitet.
Nie mehr verlorene Anhänge oder 10 Versionen derselben Datei, die im Umlauf sind.
2. Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Mit SharePoint bestimmen Sie genau, wer auf Ihre Inhalte zugreifen kann:
- Eine Datei anzeigen
- Eine Datei bearbeiten
- Auf einen Ordner zugreifen
- Die gesamte Website ansehen
Deshalb sind manche Ordner oder Dokumente gesperrt oder nur für bestimmte Teams sichtbar – SharePoint stellt sicher, dass jeder nur das sieht, was er sehen soll.
3. Listen und Datenverfolgung
SharePoint hostet Microsoft Lists und ermöglicht es Teams, Folgendes zu verfolgen:
- Aufgaben
- Inventar
- Projekte
- Veranstaltungen
- Vermögenswerte
Es handelt sich um strukturierte Datenerfassung ohne Datenbankbedarf.
4. Team-Websites und Intranets
Mit SharePoint können Teams Folgendes erstellen:
- Interne Websites
- Abteilungszentren
- Richtlinienbibliotheken
- Anschlagtafeln
- Ressourcenseiten
Es wird zum zentralen Informationsportal Ihres Teams, auf dem alle Dateien, Ressourcen und Aktualisierungen an einem Ort zusammengeführt werden.
Warum sich SharePoint kompliziert anfühlt
SharePoint existiert seit über 20 Jahren, und ältere Versionen verwendeten komplexe Begriffe wie:
- Website-Sammlungen
- Bibliotheken
- Webparts
- Klassisch vs. Modern
Lassen Sie sich von den Fachbegriffen nicht abschrecken.
Im Kern ist SharePoint einfach:
„Ein sicherer Ort zum Speichern von Dateien und Verwalten von Informationen – freigegeben mit den richtigen Personen.“
Wenn Sie Ordner, Berechtigungen und Dateifreigabe verstehen, kennen Sie bereits die Grundlagen von SharePoint.
Wo Sie SharePoint bereits nutzen (ohne es zu wissen)
Selbst wenn Sie die SharePoint-Startseite nie direkt öffnen, nutzen Sie sie dennoch immer dann, wenn Sie:
- Erstellen Sie ein Team in Microsoft Teams
- Lade eine Datei im Chat hoch
- OneDrive für die Arbeit nutzen
- Freigegebene Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien öffnen
- Microsoft Lists verwenden
- Bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam mit Ihrem Team
Das alles funktioniert, weil SharePoint im Hintergrund die Speicherung, die Berechtigungen und die Zusammenarbeit ermöglicht.
Vorteile und Nachteile von SharePoint
Vorteile
Zentralisierte Dokumentenverwaltung
Bewahren Sie alle Dateien, Listen und Seiten an einem Ort auf, anstatt sie über E-Mails oder Laufwerke zu verstreuen.
Starke Sicherheit & Berechtigungen
Legen Sie genau fest, wer Inhalte ansehen oder bearbeiten darf.
Funktioniert nahtlos mit Microsoft 365
Teams, OneDrive, Listen, Planner – alles ist auf natürliche Weise miteinander verbunden.
Echtzeit-Zusammenarbeit
Mehrere Personen können Dokumente gleichzeitig bearbeiten.
Anpassbare Websites
Erstellen Sie Teamseiten, Hubs und Intranetseiten ohne Programmierung.
Nachteile
Steile Lernkurve
Die Begriffe und die Struktur können für neue Benutzer überwältigend wirken.
Ohne gute Führung kann es chaotisch werden.
Unorganisierte Ordner und Bibliotheken häufen sich schnell an.
Erfordert eine klare Einrichtung
Metadaten, Berechtigungen und Seitenstruktur erfordern Planung.
Kein Meldetool
Verwenden Sie Excel oder Power BI für Diagramme, Dashboards und Analysen.
Das mobile Erlebnis ist nicht perfekt
Funktional, aber die Benutzerfreundlichkeit hängt von der Gestaltung der Website ab.
Für wen ist SharePoint geeignet?
SharePoint ist ideal für alle, die:
- Arbeitet mit gemeinsam genutzten Dateien
- Kooperiert teamübergreifend
- Benötigt eine organisierte und sichere Dokumentenverwaltung
- Nutzt Microsoft Teams häufig
- Wünscht sich einen strukturierten Ort für Teaminformationen
SharePoint ist nicht nur für die IT-Abteilung – es ist für alle, die mit Informationen arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
SharePoint wirkt auf den ersten Blick komplex, aber die meisten Benutzer benötigen nur die grundlegenden Funktionen: Dateien hochladen, freigegebene Ordner nutzen und auf Teamwebsites zugreifen. Sobald man sich damit vertraut gemacht hat, ist die Bedienung intuitiv.
Nein. OneDrive ist Ihr persönlicher Cloud-Speicher. SharePoint ist teamorientiert und für die unternehmensweite Zusammenarbeit konzipiert.
Nicht immer. Wenn Sie Teams oder freigegebene Dokumente verwenden, nutzen Sie bereits SharePoint, ohne es zu wissen.
Ja – viele Organisationen nutzen SharePoint anstelle herkömmlicher Netzlaufwerke, da es cloudbasiert, sicher und flexibler für die Zusammenarbeit ist. Allerdings ersetzt es Netzlaufwerke nicht in jedem Szenario vollständig. Sehr große Dateien (über 100 GB), hochkomplexe Ordnerberechtigungsstrukturen und bestimmte ältere Anwendungen erfordern unter Umständen weiterhin lokale Dateiserver. Für die meisten modernen Organisationen ersetzt eine Kombination aus SharePoint und OneDrive herkömmliche Dateiserver effektiv für die tägliche Dokumentenspeicherung und Zusammenarbeit.
Nicht ganz. Es speichert Daten und ermöglicht die Darstellung von Listen, ist aber kein vollständiger Ersatz für SQL oder relationale Datenbanken.
Schlussbetrachtung: SharePoint ist einfacher als Sie denken
SharePoint mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, aber sobald man seinen Zweck verstanden hat, ist alles klar. Es ist einfach ein sicherer, übersichtlicher Speicherort für die Dateien, Listen und Informationen Ihres Teams. Ob Sie es direkt öffnen oder über Teams nutzen – Sie profitieren bereits davon.
SharePoint dient als anpassbares, cloudbasiertes System für Dokumentenmanagement, Inhaltsfreigabe und Intranet-Erstellung innerhalb von Microsoft 365. Teams verwendet SharePoint-Websites automatisch als Backend-Speicher für Kanaldateien und ermöglicht so nahtlosen Zugriff und gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit.
Wenn Sie mehr aus SharePoint herausholen möchten, fangen Sie klein an:
- Erkunden Sie eine Team-Website
- Bereinigen Sie die Dokumentenbibliothek
- Versuchen Sie es mit Microsoft Lists.
Je vertrauter Sie damit werden, desto mehr wird SharePoint zu einem selbstverständlichen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit.
Dies ist Ihr Ausgangspunkt, um zu verstehen, was SharePoint wirklich ist – und wie es Ihre Arbeit erleichtern kann.
Bei exact construct helfen wir Teams, benutzerfreundliche Lösungen für Microsoft 365 zu entwickeln, einschließlich Excel, Power Apps und andere Office-Automatisierungstools.
Rufen Sie uns an unter +41 52 511 05 25 oder kontaktieren Sie uns unverbindlich über unser Kontaktformular. Gemeinsam machen wir Ihre Daten nützlicher, übersichtlicher und effizienter.
