In vielen Unternehmen und Organisationen ist eine präzise Einsatzplanung und Zeiterfassung entscheidend, um kostspielige Unter- resp. Überkapazitäten zu vermeiden.

Wir bekommen in unserem Unternehmen regelmässig Anfragen von Kunden, die eine derartige Planung in Excel realisieren wollen. Excel wird von vielen als preiswerte Option betrachtet, da es in zahlreichen Bereichen ein vielseitiges Instrument ist. Aber eignet sich Excel auch zur effektiven Planung von Mitarbeitereinsätzen und Erfassung von Arbeitszeiten?

In diesem Artikel wollen wir die Vor- und Nachteile einer Einsatzplanung und Zeiterfassung in Excel beleuchten und abschliessend erklären, warum wir eine Alternative wie onlineplan.net empfehlen.

Vorteile einer Einsatzplanung und Zeiterfassung in Excel

1. Einfacher Einstieg und Verfügbarkeit
   Excel ist in der Regel auf allen Computern installiert und verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Viele Angestellte kennen die Anwendung bereits, was die Einarbeitung und die Anwendung vereinfacht. Da Excel schon in Microsoft Office-Paketen integriert ist, fallen keine zusätzlichen Ausgaben für Softwarelizenzen an.
2. Flexibilität und Anpassbarkeit
   Mit Excel können massgeschneiderte Tabellen und Formeln erstellt werden, die genau den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Diese Flexibilität kann kleineren Teams und Unternehmen mit besonderen Bedürfnissen zugute kommen, da sie Anpassungen rasch vornehmen können, ohne externe Software zu benötigen.
3. Datenübersicht und Visualisierung
   Excel ermöglicht eine übersichtliche Darstellung und Visualisierung von Daten mithilfe einfacher Diagramme. Um einen Überblick über den Einsatzplan oder die erfassten Arbeitsstunden zu gewinnen, kann diese Funktion nützlich sein. Auch ist es möglich, Stunden auszuwerten oder Überstunden mittels Berechnungen zu bestimmen.

Nachteile einer Einsatzplanung und Zeiterfassung in Excel

Trotz der oben genannten Vorteile gibt es einige erhebliche Nachteile, die den Einsatz von Excel für die langfristige Einsatzplanung und Zeiterfassung problematisch machen.

1. Fehleranfälligkeit
   Die manuelle Eingabe und Pflege von Daten in Excel ist fehleranfällig. Besonders bei grossen Teams oder komplexen Planungen kann es leicht zu Tippfehlern oder falschen Berechnungen kommen, die weitreichende Konsequenzen haben.
2. Mangelnde Automatisierung
   In Excel müssen viele Berechnungen und Planungsprozesse von Hand durchgeführt werden. Automatisierte Funktionen wie Urlaubs- oder Überstundenberechnungen sind nur mit komplexen Formeln oder zusätzlichen Makros möglich. Das macht die Handhabung umständlicher und steigert den Arbeitsaufwand.
3. Schwierige Teamarbeit und Datenaktualisierung
   Excel-Dateien sind nicht ideal für die Zusammenarbeit in Teams. Wenn mehrere Personen gleichzeitig auf eine Datei zugreifen müssen, kann es zu Versionskonflikten kommen, und Änderungen sind nicht sofort für alle sichtbar. Auch die Aktualisierung von Daten, wie etwa die Erfassung von Arbeitszeiten in Echtzeit, ist in Excel nicht effizient möglich.
4. Sicherheit und Datenschutz
   Eine Excel-Datei auf dem lokalen Rechner ist nicht die sicherste Möglichkeit, Daten zu speichern, vor allem wenn es um sensible Informationen wie Arbeitszeiten oder persönliche Daten geht. Excel bietet nur begrenzte Möglichkeiten zur Datenverschlüsselung und Zugriffskontrolle. Das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff ist höher als bei cloudbasierten Lösungen.
5. Skalierbarkeit und langfristige Nutzung
   Mit wachsendem Unternehmen und zunehmendem Personalaufwand stösst Excel schnell an seine Grenzen. Eine manuelle Verwaltung von immer mehr Arbeitsstunden, Schichten und Urlaubsanträgen wird zunehmend unübersichtlicher und aufwendiger. Excel ist nicht für eine skalierbare, langfristige Nutzung in grossen Unternehmen ausgelegt.

Warum onlineplan.net die bessere Lösung ist

Angesichts der oben genannten Nachteile von Excel wird schnell klar, dass eine dedizierte Softwarelösung für die Einsatzplanung und Zeiterfassung weitaus effizienter und sicherer ist. onlineplan.net bietet eine cloudbasierte Lösung, die speziell für die Bedürfnisse der Einsatzplanung und Zeiterfassung entwickelt wurde.

Das online-Tool onlineplan.net, das für KMUs wie Arztpraxen, Gastronomiebetriebe oder Coiffeursalons entwickelt wurde, hilft einfach und effizient die Einsatzplanung, Absenzplanung und Arbeitszeiterfassung, gesetzeskonform und datenschutzkonform erledigen zu können. Onlineplan.net erlaubt es jedem Teammitglied seine Arbeitspläne jederzeit von überall her auf der App anzuschauen. Auch Frei- und Ferienanträge werden online oder auf der App gestellt und der Administrator kann aufgrund seiner grafischen Übersicht über alle Absenzen ganz einfach entscheiden, welche Absenz im Sinne einer optimalen Teamauslastung bewilligt werden kann oder abgelehnt werden muss. Auch die Arbeitszeiterfassung kann nach Wunsch direkt in der App erfolgen.

Hier sind einige Vorteile von onlineplan.net im Vergleich zu Excel:

1. Echtzeit-Updates und Zusammenarbeit
   Da onlineplan.net cloudbasiert ist, können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die gleiche Datei zugreifen. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass alle Beteiligten immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und minimiert das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen.
2. Automatisierung und Berechnungen
   onlineplan.net übernimmt viele Aufgaben, die in Excel manuell durchgeführt werden müssten. Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet, und die Planung kann durch voreingestellte Regeln und Funktionen effizient gestaltet werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
3. Benutzerfreundlichkeit
   Die Bedienoberfläche von onlineplan.net ist intuitiv und für alle Mitarbeiter einfach zugänglich. Selbst ohne tiefgehende IT-Kenntnisse lässt sich die Software problemlos nutzen. Dies führt zu einer hohen Akzeptanz und Effizienz im täglichen Einsatz.

Fazit

Wir lieben Excel für seine Vielseitigkeit und nutzen es in vielen Bereichen für uns und unsere Kunden. Allerdings zeigt sich, dass für die präzise Zeiterfassung und effektive Einsatzplanung onlineplan.net das weitaus besser geeignete Tool ist, da es speziell auf diese Bedürfnisse zugeschnitten ist.